Pengertian Notulen

NOTULEN

Definisi Notulen
Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (618), notulen atau notula bermakna catatan singkat mengenai jalannya persidangan / rapat serta hal yang dibicarakan dan diputuskan. Jadi, notulen adalah sebuah ringkasan tentang hasil pembicaraan dalam rapat yang bersifat ringkas, padat, sistematis, dan secara menyeluruh.

Fungsi
Notulen memiliki beberapa fungsi yang penting  terhadap kegiatan rapat tersebut, antaralain: Sebagai bukti telah di adakan rapat, Sebagai manometer atau ukuran kesuksesan rapat, apakah semua tujuan rapat yang tertuang dalam notula telah berhasil dilaksanakan atau tidak.
http://hidayatnor100.blogspot.com/2011/04/pengertian-notulen-fungsi-dan-contohnya_10.html

Notulen adalah orang yang diberi tugas dalam seminar untuk membuat catatan singkat tentang jalannya persidangan/ rapat/ seminar juga merangkum isi secara tertulis dari persidangan/ rapat atau seminar. Seorang notulen juga sangat berfungsi dalam kegiatan ilmiah sebab moderator sebagai pengelola kegiatan butuh catatan penting tentang jalannya kegiatan. Pada kebiasaannya tempat notulen berdekatan dengan moderator sehingga ketika berjalan kegiatan tidak terjadi miss communication ( kurang komunikasi ) antara notulen dengan moderator, dalam hal ini notulen tidak saja menulis dari awal kegiatan namun sampai dengan berakhirnya kegiatan notulen juga berkewajiban menulis jalannya kegiatan.
http://zulamri.blogspot.com/2010/07/pengantar-seminar-pendidikan.html

Orang yang melakukan pekerjaan notula disebut juga sebagai notulis. Apakah notulis dengan sekretaris sama? Dalam situasi tertentu sekretaris dapat pula menjadi seorang notulis, namun seorang notulis tidaklah otomatis menjadi seorang sekretaris.

Notula  merupakan sumber informasi atau sebagai dokumen otentik, karena notulen harus ditulis dengan teliti, tepat dan jelas. Penyusunan notula memerlukan kemampuan menulis secara jalas dan singkat.
Penulisan notula harus didahului dengan judul yang menyatakan dengan jelas badan yang mengadakan rapat, serta dimana rapat tersebut diselenggarakan. Setelah itu menyusun daftar nama peserta rapat beserta jabatannya dan yang terakhir adalah peserta rapat yang berhalangan hadir juga harus ditulis.
Kemudian notulis mencatat apa yang terjadi dalam rapat. Yang pertama dicatat ialah pengesahan notulen rapat sebelumnya bila rapat yang diadakan waktu itu adalah lanjutan dari rapat terdahulu. Selanjutnya yang perlu dicatat adalah pembahasan-pembahasan serta keputusa-keputusan yang diambil mengenai hal-hal yang tercantum didalam agenda rapat. Dan yang terakhir adalah mencatat pukul berapa rapat tersebut ditutup.

Fungsi Notula
1.      Sebagai Alat Bukti
Apabila ada kasus, maka notula dapat digunakan sebagai bahan pembuktian di pengadilan. Sebagai contoh: pendaftaran suatu organisasi, bila ada perubahan bentuk atau penutupan suatu organisasi, membuktikan adanya pelaksanaan tugas tau tidak dilaksanakan tugas tersebut.
2.      Sebagai Sumber Informasi Untuk peserta Rapat Yang Tidak Hadir
Meskipun peserta berhalangan hadir, sebaiknya peserta tersebut tetap mengetahui materi rapat yang dibahas dan mengetahui hasil rapat.
3.      Sebagai Pedoman Untuk Rapat Berikutnya
Rapat terdahulu yang memerlukan tindak lanjut, direlisasikan dalam rapat berikutnya sehingga notula dapat dijadikan pedoman.
4.      Sebagai Alat Pengingat Untuk Peserta Rapat
Biasanya setelah pembukaan rapat, dibacakan notula hasil rapat sebelumnya sehingga dapat mengingatkan para peserta rapat.
5.      Sebagai Dokumen
Notula sebagai dokumen sehingga harus disusun dengan rapi menurut kronologis dan dijilid secara rapi lalu dismpan engan baik sesuai dengan sistem pengarsipan.
6.      Sebagai Alat Untuk Rapat Semu
Yang dimaksud dengan rapat semu adalah rapat yang tidak pernah dilaksanakan atau rapat fiktif. Pada saat menyususn notula biasanya dikonsultasikan terlebih dahulu kepada ahli hukum.

Untuk menjadi notulis yang handal, diperlukan beberapa keahlian yang harus dimiliki seorang notulis.
Seorang notulis harus terampil atau mampu:
1.   Mendengarkan dan menulis
2.   Memilah dan memilih hal yang penting dan yang tidak penting
3.   Konsentrasi yang tinggi
4.   Menulis cepat
5.   Bersikap obyektif dan jujur
6.   Menguasai bahsa teknis baku dan menguasai materi pembahasan
7.   Mengetahui dan memenuhi kebutuhan pembaca notula
8.   Menguasai metode pencatatan secara sistematis
9.   Menguasai metode pengolahan data
10. Menguasai berbagi hal yang berhubungan dengan rapat.
11. Menyimpulkan hasil rapat

Seorang notulis memiliki beberapa fasilitas penunjang untuk membantu dalam menyelesaikan tugasnya. Beberapa fasilitas dan keistimewaan yang harus diperoleh seorang notulis adalah sebagai berikut:
1. Notulis diberi informasi mengenai perihal latar belakang rapat, tujuan rapat, pokok masalah rapat, dan jenis rapat sebelum rapat dilaksanakan. Notulis harus mengetahui susunan acara beserta pokok masalah atau materi yang akan dirapatkan agar dapat dipelajari sehingga memudahkan dalam menyusun notula.
2. Notulis diberi dokumen atau makalah yang dibagikan kepada para peserta rapat yang lain pada saat pelaksanaan rapat.
3. Notulis diperbolehkan untuk meminta agar peserta rapat menjelaskan atau menyempurnakan kesimpulan yang dikemukakan notulis.
4. Notulis mempunyai kesempatan untuk mengajukan pertanyaan pada saat rapat berlangsung.
5. Setiap sesi berakhir, notulis mempunyai hak untuk memperoleh rangkuman dan kesimpulan rapat.
6. Agar dapat menyempurnakan notulanya, notulis berhak berbicara pada setiap sesi.
7. Notulis duduk disebelah pemimpin rapat, agar mudah berkomunikasi dan memperoleh informasi secara maksimal.
8. Apabila rapat berlangsung terlalu lama, maka perlu disiapkan beberapa orang untuk menulis notulis.
9.  Ketika menyusun notula, seorang notulis tidak boleh mengerjakan hal lain karena menyusun notula memerlukan konsentrasi yang penuh.
10. Jika rapat membutuhkan waktu pengkajian yang lebih lama dan berlagsung alot dan rumit, maka notulis berhak memperoleh keleluasaan waktu untuk meyusun notula akhir.

Macam – macam Notula
Telah dikemukakan bahwa notula adalah catatan singkat mengenai jalannya persidanga (rapat) serta hal yang dibicarakan dan diputuskan. Notula ini dapat disusun sebelum rapat, pada saat rapat berlangsung atau sesudah rapat. Notula terbagi menjadi dua jenis yaitu:
1.      Notula Harfiah
Yang dimaksud dengan notula harfiah adalah laporan atau pencatatan secara kata demi kata seluruh pembicaraan dalam rapat, tanpa menghilangkan atau menambahka kata lain (kata dari notulis). Notula harfiah biasanya berbentuk dikte atau catatan stenografi, menulis kembali hasil rekaman, dan gabungan dari keduanya.
2.      Notula Rangkuman
Notula rangkuman adalah laporan ringkas tentang pembicaraan dalam rapat. Oleh karena itu, notulis harus terampil menilai isi pembicaraan setiap peserta rapat. Notulis harus dapat memilah dan memilih setiap pembicaraan. Hal-hal yang ditulis oleh seorang notulis adalah yang sesuai dengan tema rapat da tujuan rapat. Apabila pembicaraannya tidak seseuai dengan tema dan tujuan rapat, maka notulis tidak perlu menulis di dalam notula rapat.
Notulis juga harus dapat meringkas setiap pembicaraan dan menuliskannya dalam kalimat yang komunikatif dan efektif. Dalam kata lain notula harus ditulis dengan kalimat yang jelas, singkat, dan tepat serta dapat dipahami oleh orang lain. Untuk itu, seorang notulis harus terampil mendengarkan setiap pembicaraan, meringkas, mencatat sambil mendengarkan pembicaraan berikutnya
Garis Besar Notula

1.        ISI NOTULA
Notula yang baik bukan notula yang panjang lebar, tetapi isinya kurang lengkap dan pembicaraan yang bertele-tele. Notula yang baik adalah yang ringkas tetapi lengkap serta jelas.
Notula yang lengkap berisi hal-hal seperti dibawah ini, walaupun ada organisasi yang menyimpang dari urutan-urutan berikut :
1.   Nama badan atau lembaga yang menyelenggarakan rapat.
2.   Sifat rapat (rutin, biasa, luar biasa, tahunan, rahasia dan lain-lain).
3.   Hari dan tanggal diselenggarakannya rapat.
4.   Tempat rapat.
5.   Waktu mulai dan berakhirnya (kalau tidak pasti, ditulis sampai dengan selesai).
6.   Nama dan jabatan pimpinan rapat.
7.   Daftar hadir peserta.
8.   Koreksi dan perbaikan rapat yang terdahulu.
9.   Catatan semua persoalan yang belum ada keputusannya.
10. Usul-usul atau perbaikan-perbaikan.
11. Tanggal atau bulan kapan akan diadakan rapat berikutnya.
12. Penundaan rapat dan tanggal penundaan (bila ada).
13. Tanda tangan notulis dan ketua rapat.

Notula harus obyektif tanpa ada hal-hal yang dikarang sendiri oleh notulis, sehingga menyimpang dari isi pembicaraan yang asli. Notula yang baik juga harus memenuhi ketentuan sebagai berikut :
1.   Lengkap berisi tentang semua informasi walaupun dalam penulisannya ringkas (tidak bertele-tele).
2.   Bahasa notula mudah dipahami pembaca.
3.   Setiap pembicaraan ditulis secar terperinci dan satu sama lain saling terkait.
4.   Dapat membantup impinan dalam pengambilan kebijakan dan keputusan.
5.   Dapat dijadikan sebagai alat bukti apabila terjadi suatu permasalahan.
6.   Dapat membantu untuk mengingatkan kembali setiap orang yang terkait bila memerlukan lagi notula tersebut.

2.        SUSUNAN NOTULA
Susunan notula secara garis besarnya hampir sama, walaupun tidak persis. Karena masih ada perbedaan sedikit-sedikit, maka dibawah ini ada beberapa hal yang harus diperhatikan pada saat menyusun notula.
1.   Nomor rapat dan jenis rapat perlu disebutkan, apalagi jika pembicaraan itu dilaksanakan secara berkala.
2.   Jam berapa dibuka, harus disebutkan secara jelas dan jam berapa rapat tersebut ditutup. Tetapi jika rapat tersebut belum selesai maka ditulis mulai pukul ….. sampai selesai ……
3.   Daftar hadir semua ditandatangani oleh peserta dan harus dilampirkan pada notula.
4.  Meskipun notula ditulis secara ringkas, tetapi setiap pembicaraan harus disebutkan namanya. Misalnya Saudara Majid mengemukakan bahwa …………, maka ketua menyetujui usulan tersebut dan ………
5.   Tetapi nama pendukung, terutama yang tidak disetujui, jangan ditulis. Lebih baik ditulis jumlanya, misalnya yang setuju ……… orang dan yang tidak setuju ……… orang. Orang yang setuju dan tidak setuju cukup dengan mengancungkan tangan saja, tidak perlu berbicara.
6.   Setelah rapat selesai, notulis mengoreksi lagi notula dan menyalin kembali salinannya, diketik dengan rapi, dan ditandatangani oleh notulis serta ketua rapat tersebut.
7.   Bila perlu, digandakan untuk dibagikan pada peserta rapat yang tidak hadir pada saat rapat berlangsung.
makalah-instan.blogspot.com/.../penulisan-notulen-menjadi-laporan....